Personal Data Protection Notice

1. Introduction

Rudeen Chua & Co. (“the Firm”) respects the privacy of individuals who visit our website, contact us or engage our legal services.

This Notice explains how we collect, use, disclose, store and protect personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 and applicable amendments.

2. Personal Data Collected

Depending on the nature of your enquiry or engagement, we may collect:

• Name, email address, telephone number and contact details;

• Information submitted through our website's Appointment Request Form;

• Details concerning your legal enquiry or matter;

• Identification, financial or other information reasonably required when considering or providing legal services.

Personal data may be obtained directly from you, your authorised representatives or other lawful sources relevant to the matter.

3. Purposes of Processing

We may process personal data for the following purposes:

• Responding to enquiries and arranging appointments;

• Assessing whether the Firm is able to accept instructions, including conflict-of-interest checks;

• Providing legal advice and services where engaged;

• Maintaining client records and communicating with clients;

• Complying with legal, regulatory and professional obligations;

• Managing the Firm's administration, records and information security.

We do not use information submitted through the Appointment Request Form for unsolicited marketing.

4. Disclosure of Personal Data

Personal data may be disclosed, where necessary and legally permitted, to relevant courts, public authorities, regulators, professional advisers and service providers assisting the Firm, including providers of email, electronic forms and data storage services.

Any disclosure will be subject to applicable legal obligations, including duties of confidentiality and legal professional privilege where applicable.

5. Google Forms and Electronic Services

Our Appointment Request Form is operated using Google Forms, and appointment details are transmitted to the Firm's designated Google Workspace email account.

The use of these services may involve the processing or storage of personal data on systems operated by Google, including systems outside Malaysia, subject to applicable data protection requirements and safeguards.

6. Provision of Personal Data

Providing personal data through our website is voluntary. However, information marked as required in the Appointment Request Form is necessary for us to process and respond to your request.

If you do not provide the required information, we may be unable to arrange an appointment or respond effectively.

Please avoid submitting confidential or sensitive details through the form unless specifically requested by the Firm.

7. Security and Retention

We take reasonable steps to protect personal data against unauthorised access, misuse, loss, alteration or disclosure.

Personal data will be retained only for as long as reasonably necessary for the purposes for which it was collected, or as required by applicable legal, regulatory and professional obligations.

8. Your Rights

Subject to applicable law, you may request access to or correction of your personal data, withdraw consent where applicable, or enquire about or request limitations on its processing.

Requests will be considered in accordance with applicable law and any relevant exceptions.

9. Contact Us

For enquiries, requests or complaints concerning personal data, please contact:

Rudeen Chua & Co.
Email: rudeen@rudeenchua.com
Website: https://www.rudeenchua.com

10. Updates

The Firm may update this Notice from time to time to reflect changes in its practices or applicable legal requirements. The latest version will be made available on our website.

11. Solicitor-Client Relationship

Submission of an enquiry or appointment request through our website does not, by itself, establish a solicitor-client relationship. Any appointment or engagement is subject to confirmation and acceptance by the Firm.

1. Pengenalan

Rudeen Chua & Co. (“Firma”) menghormati privasi individu yang melayari laman web kami, menghubungi kami atau menggunakan perkhidmatan guaman kami.

Notis ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan dan melindungi data peribadi selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 serta pindaan yang berkenaan.

2. Data Peribadi yang Dikumpulkan

Bergantung pada jenis pertanyaan atau urusan guaman, kami mungkin mengumpul:

• Nama, alamat e-mel, nombor telefon dan maklumat perhubungan;

• Maklumat yang dikemukakan melalui Borang Permohonan Janji Temu di laman web kami;

• Maklumat berkaitan pertanyaan atau urusan guaman anda;

• Maklumat pengenalan diri, kewangan atau maklumat lain yang diperlukan secara munasabah untuk mempertimbangkan atau menyediakan perkhidmatan guaman.

Data peribadi boleh diperoleh secara langsung daripada anda, wakil anda yang diberi kuasa atau sumber lain yang sah dan berkaitan dengan urusan tersebut.

3. Tujuan Pemprosesan

Kami mungkin memproses data peribadi bagi tujuan berikut:

• Menjawab pertanyaan dan mengatur janji temu;

• Menilai sama ada Firma boleh menerima arahan, termasuk menjalankan semakan konflik kepentingan;

• Memberikan nasihat dan perkhidmatan guaman apabila dilantik;

• Menyelenggara rekod pelanggan dan berkomunikasi dengan pelanggan;

• Mematuhi kewajipan undang-undang, kawal selia dan profesional;

• Mengurus pentadbiran, rekod dan keselamatan maklumat Firma.

Kami tidak menggunakan maklumat yang dikemukakan melalui Borang Permohonan Janji Temu untuk pemasaran yang tidak diminta.

4. Pendedahan Data Peribadi

Data peribadi boleh didedahkan, apabila perlu dan dibenarkan oleh undang-undang, kepada mahkamah, pihak berkuasa awam, badan kawal selia, penasihat profesional dan penyedia perkhidmatan yang membantu Firma, termasuk penyedia perkhidmatan e-mel, borang elektronik dan penyimpanan data.

Sebarang pendedahan adalah tertakluk kepada kewajipan undang-undang yang berkenaan, termasuk kewajipan kerahsiaan dan keistimewaan profesional guaman, jika terpakai.

5. Google Forms dan Perkhidmatan Elektronik

Borang Permohonan Janji Temu kami dikendalikan menggunakan Google Forms dan maklumat janji temu dihantar ke akaun e-mel Google Workspace yang ditetapkan oleh Firma.

Penggunaan perkhidmatan ini mungkin melibatkan pemprosesan atau penyimpanan data peribadi pada sistem yang dikendalikan oleh Google, termasuk sistem di luar Malaysia, tertakluk kepada keperluan dan perlindungan data yang berkenaan.

6. Pemberian Data Peribadi

Pemberian data peribadi melalui laman web kami adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, maklumat yang ditandakan sebagai wajib dalam Borang Permohonan Janji Temu diperlukan untuk membolehkan kami memproses dan menjawab permohonan anda.

Sekiranya maklumat yang diperlukan tidak diberikan, kami mungkin tidak dapat mengatur janji temu atau memberikan maklum balas dengan berkesan.

Sila elakkan daripada mengemukakan maklumat sulit atau sensitif melalui borang tersebut melainkan diminta secara khusus oleh Firma.

7. Keselamatan dan Penyimpanan Data

Kami mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk melindungi data peribadi daripada akses tanpa kebenaran, penyalahgunaan, kehilangan, pengubahan atau pendedahan.

Data peribadi akan disimpan hanya selama tempoh yang munasabah dan diperlukan bagi tujuan pengumpulannya atau sebagaimana yang dikehendaki oleh kewajipan undang-undang, kawal selia dan profesional yang berkenaan.

8. Hak Anda

Tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan, anda boleh memohon akses kepada atau pembetulan data peribadi anda, menarik balik persetujuan jika berkenaan, atau membuat pertanyaan atau permohonan untuk mengehadkan pemprosesannya.

Permohonan tersebut akan dipertimbangkan mengikut undang-undang dan pengecualian yang berkenaan.

9. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, permohonan atau aduan berkaitan data peribadi, sila hubungi:

Rudeen Chua & Co.
E-mel: rudeen@rudeenchua.com
Laman web: https://www.rudeenchua.com

10. Pengemaskinian Notis

Firma boleh mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan dalam amalan Firma atau keperluan undang-undang yang berkenaan. Versi terkini akan disediakan di laman web kami.

11. Hubungan Peguam Cara dan Anak Guaman

Pengemukaan pertanyaan atau permohonan janji temu melalui laman web kami tidak dengan sendirinya mewujudkan hubungan peguam cara dan anak guaman. Sebarang janji temu atau pelantikan adalah tertakluk kepada pengesahan dan penerimaan oleh Firma.